POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

ANDES CONSTRUCTORA

La empresa de ANDES CONSTRUCTORA, identificada con Nit.(000000) (en ANDES CONSTRUCTORA, domiciliada en la (DIRECCIÓN) de la ciudad de Bucaramanga – Colombia, presta (SERVICIOS PRESTADOS). 2. Outsourcing Jurídico. Para ANDES CONSTRUCTORA la protección de los datos personales y la confidencialidad de la información de sus clientes, clientes potenciales, empleados , ex empleados, contratistas, proveedores, practicantes o aspirantes a laborar dentro de la compañía, es de suma importancia, es por esto que se ha desarrollado y adoptado la siguiente política de tratamiento de datos personales, en la cual se evidencia claramente su compromiso con la protección y respeto de los derechos de los titulares de los datos a los que ha tenido acceso y que se encentran en bajo su posesión y control. Todos los empleados y contratistas de ANDES CONSTRUCTORA están obligados a conocer y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones en todo momento; el incumplimiento de las mismas originará sanciones de tipo laboral o responsabilidad contractual, además de la obligación de responder por daños y perjuicios que les sean causados a los titulares de los datos.

Glosario:

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; estos datos se clasifican en sensibles, públicos, privados y semiprivados.

Dato personal sensible: Información que afecta la intimidad de la persona, su uso indebido puede generar discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial, étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros).

Dato personal público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, registros públicos, gacetas, boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Son públicos los datos personales existentes en el registro mercantil de las Cámaras de Comercio (Artículo 26 del C. Co). Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.

Dato personal privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona titular del dato. Por ejemplo; libros de los comerciantes, documentos privados, información extraída a partir de la inspección del domicilio.

Dato personal semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector, grupo de personas o a la sociedad en general, como entre otros, el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por ANDES CONSTRUCTORA dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Consulta: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley, para conocer la información que reposa sobre ella en bases de datos o archivos.

Reclamo: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decide sobre entre otras, las bases de datos, la recolección y fines del tratamiento.

Titular del dato: Es la persona natural a que se refieren los datos.

Información: Se refiere a un conjunto organizado de datos contenido en cualquier documento que los responsables y/o encargados del tratamiento generen, obtengan, adquieran, transformen o controlen.

Información pública: Es toda información que el responsable y/o encargado del tratamiento, genere, obtenga, adquiera, o controle en su calidad de tal.

Información pública clasificada: Es aquella información que estando en poder de un sujeto responsable en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de una persona natural o jurídica, por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarias con los derechos particulares o privados consagrados en la ley.

Información pública reservada: Es aquella información que estando en poder de un sujeto responsable en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos.

Documento de archivo: Es el registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

Datos abiertos: Son todos aquellos datos primarios o sin procesar, que se encuentran en formatos estándar e interoperables que facilitan su acceso y reutilización, los cuales están bajo la custodia de las entidades públicas o privadas que cumplen con funciones públicas y que son puestos a disposición de cualquier ciudadano, de forma libre y sin restricciones, con el fin de que terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados de los mismos.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales como entre otros; la recolección, el almacenamiento, el uso y la circulación o supresión de esa clase de información.

Transferencia: Actividad que tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información con los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra ubicado dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) y que tiene por objeto la realización de un tratamiento del encargado por cuenta del responsable.

Marco legal.

15. a) Constitución Política, artículo 15.
16. b) Ley 1266 de 2008.
17. c) Ley 1581 de 2012.
18. Decreto Reglamentario 1727 de 2009.
19. Decreto Reglamentario 2952 de 2010.
20. Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
21. Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo 1074 de 2015.
22. Sentencias de la Corte Constitucional C – 1011 de 2008, y C – 748 del 2011.
23. Resoluciones y Circulares Externas expedidas por la Superintendencia de Industria y Comercio en relación con el Registro Nacional de Bases de Datos.

Principios para el tratamiento de datos personales.

El tratamiento de datos personales debe realizarse respetando las normas generales y especiales sobre la materia y para actividades permitidas por la ley. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente política, se emplearán de manera armónica e integral los siguientes principios:

Principio de libertad: La recolección, uso y tratamiento de datos personales solo puede ejercerse salvo norma legal, en contrario, una vez obtenido el consentimiento previo, expreso e informado del titular, en ausencia del mandato legal o judicial que releve el consentimiento no podrán ser obtenidos ni divulgados sin la autorización previa del titular. ANDES CONSTRUCTORA deberá informar al titular de los datos de manera previa, clara y suficiente la finalidad de la obtención de la información suministrada y, por tanto, no podrá recopilarse datos sin la clara especificación acerca de la

finalidad de los mismos. El principio de libertad debe observarse tanto para el caso de los datos que se recolectan a través de formatos en eventos, ferias, congresos o reuniones, como para los que hacen parte de los anexos o documentos que entregan los titulares de los datos ANDES CONSTRUCTORA . No se podrán utilizar medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar tratamiento de datos personales.

Principio de limitación de la recolección: ANDES CONSTRUCTORA sólo podrá recolectar datos personales que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento, de tal forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden estrecha relación con el objetivo del tratamiento. ANDES CONSTRUCTORA hará todo lo razonablemente posible para limitar el procesamiento de datos personales al mínimo necesario. Los datos recolectados deberán ser: (i) adecuados, (ii) pertinentes y (iii) acordes con las finalidades para las cuales fueron previstos.

Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, dicha finalidad debe ser informada por ANDES CONSTRUCTORA al titular del dato de manera previa, clara y suficiente. Los datos deben ser tratados de acuerdo con los usos autorizados. Si con el tiempo, el uso de los datos personales cambia a formas que la persona no espera, es necesario obtener nuevamente el consentimiento previo del titular.

Principio de temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad del tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Para determinar el término del tratamiento se considerarán las normas aplicables a cada finalidad y los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades se procederá a la supresión de los datos, la cual podrá significar que los mismos se mantendrán en archivos históricos que no podrán ser utilizados o compartidos, pero si mantenidos a disposición de autoridades para la atención de sus requerimientos o con una finalidad histórica o estadística.

Principio de no discriminación: Queda prohibido realizar cualquier acto de discriminación a partir de las informaciones recaudadas en las bases de datos o archivos.

Principio de reparación: Es obligación indemnizar los perjuicios causados por las posibles fallas en el tratamiento de datos personales. Principios relacionados con la calidad de la información.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Se deberán adoptar medidas razonables para asegurar que los datos sean precisos, suficientes y, cuando así lo solicite el titular o cuando ANDES CONSTRUCTORA lo determine, sean actualizados, rectificados o suprimidos en el momento que sea procedente.

Principio de transparencia: En la recolección uso y tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado, en

cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: La recolección, uso y tratamiento de datos sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley y demás normas que la desarrollan.

Principio de seguridad: Los datos personales e información sujeta a tratamiento, será objeto de protección y deberá manejarse con las medidas y recursos técnicos, humanos y administrativos que sean necesarios para brindar seguridad a los registros, así como con la adopción de herramientas tecnológicas de protección, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; cada persona vinculada con ANDES CONSTRUCTORA está en la obligación de cumplir de manera rigurosa con las medidas técnicas, humanas y administrativas que establezca la entidad para otorgar seguridad a los datos personales y/o información confidencial.

Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso restringido: Sólo se permitirá acceso a los datos personales a las siguientes personas:

1. Al titular del dato.
2. A las personas autorizadas por el titular del dato.
3. A las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información del titular del dato.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

Principio de circulación restringida: Sólo se puede enviar o suministrar los datos personales a las siguientes personas:

1. Al titular del dato.
2. A las personas autorizadas por el titular del dato, quienes, en tal caso, deberán ser debidamente autorizados para el efecto a través de poderes generales o especiales con presentación personal ante Notario.
3. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. En este último caso, de conformidad con la Corte Constitucional, se procederá de la siguiente manera:

En primer lugar, la entidad pública o administrativa debe justificar su solicitud indicando el vínculo entre la necesidad de obtener el dato y el cumplimiento de sus funciones constitucionales o legales. En segundo lugar, con la entrega de la información se le informará a la entidad pública o

administrativa que debe cumplir los deberes y obligaciones que le impone la ley 1581 de 2012 como responsable del tratamiento. La entidad administrativa receptora debe cumplir con las obligaciones de protección y garantía que se derivan de la citada ley, en especial la observancia de los principios de finalidad, uso legítimo, circulación restringida, confidencialidad y seguridad.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley o por el titular del dato.

Principio de facilitación: Los responsables del tratamiento deberán facilitar el ejercicio del derecho de acceso a la información, excluyendo exigencias o requisitos que puedan obstruirlo o impedirlo.

Principio de no discriminación: De acuerdo al responsable del tratamiento de datos, deberá entregar información a todas las personas que lo soliciten siempre y cuando tengan derechos sobre estos o autorización expresa del titular, en igualdad de condiciones, sin hacer distinciones arbitrarias.

Principio de gratuidad: Según el cual, el acceso a la información es gratuito y no se podrá cobrar valores adicionales al costo de reproducción de la información.

Principio de celeridad: Este principio busca la agilidad en el trámite y la gestión administrativa. Finalidad de la obtención de datos personales e información confidencial:

ANDES CONSTRUCTORA está en la obligación de tratar de manera leal y acorde a los postulados legales y jurisprudenciales los datos personales y la información confidencial usándolos solo para cumplir los fines relacionados con su objeto social y en especial los siguientes: